Итоги голосования для комментария:

Александр Виноградов

У нас это происходит по договорённости минимум за неделю.
Обычно работает схема:
1. Event в Google+ ->
2. Обсуждение и выяснение, кто может, или нет ->
3. Утверждение окончательной даты ->
4. Выяснение за день до события, что кто-то не может или опаздывает, и общественное порицание злодеев ->
5. Собственно игра.
И да, даже при таком алгоритме сессии часто срываются.